Gengu
Rivium Quadrant 1 Capelle aan den IJssel, ZH2909 LC
Telefoon: +31 - (0)10 433 88 00

Stappenplan CMS keuze - deel 1

De impact van een CMS is zo groot dat die op voorhand vaak niet is te overzien. In de praktijk spreken we te veel klanten met hick-ups die voorkomen konden worden. Dit stappenplan helpt met het voorkomen van zaken die je wellicht nog niet had overdacht. Naast de selectie staan we ook stil bij de implementatie en beheerfase.
Webcontentmanagement systemen zijn het middel om sites te onderhouden op een gebruikersvriendelijke manier. Zonder enige technische kennis kunnen redacteuren informatie publiceren op hun corporate sites. Sites met een regelmatige update frequentie hebben veel profijt van de hedendaagse systemen. 



De selectie van een CMS

Een Content Management Systeem moet voldoen aan uw wensen en eisen en kunnen inspelen op veranderingen in en buiten uw organisatie. Welk Content Management Systeem het best bij uw organisatie past? Dat kunnen we inzichtelijk maken door een selectie te maken middels het volgen van de volgende stappen:

  1. Programma van eisen
  2. Samenstelling projectteam
  3. Longlist en shortlist
  4. Proof of concept
  5. Contract

Programma van eisen voor CMS

Voor selectie van het juiste gereedschap dien je een helder programma van eisen op te stellen. Maak gebruikersbehoefte, doelgroepen en wat je online wilt bereiken inzichtelijk. We adviseren om te starten met uitleggen van het nut van een CMS aan de diverse stakeholders. Enquêtes en interviews kunnen de eerste schets vormen voor het programma van eisen. Betrek hierbij uw externe gebruikers zoals klanten, leveranciers, leden, en externe content participanten. Zij kunnen duidelijk aangeven waaraan uw site aan moet voldoen.

Na onderzoek bepaal je welke externe factoren een rol spelen voor uw organisatie. Een financiële-, farmaceutische instellingen of overheidsinstantie is onderhevig aan wettelijke bepalingen. Welke invloed heeft dit op het gebruik van een CMS? Denk bijvoorbeeld aan een archief functionaliteit. Welke afdelingen verantwoordelijk zijn voor content dient van tevoren worden bepaald. Het uitwerken van een aantal scenario’s is essentieel bij het bepalen van het juiste CMS. Contentontwikkeling vindt veelal plaats naast overige werkzaamheden. Dit is één van de bottlenecks bij de implementatie van een cms. Reserveer hiervoor de resources want contentontwikkeling of contentmigratie wordt vaak onderschat.

Het projectteam

Het gebruik van een content management systeem raakt alle afdelingen. Gengu adviseert om de business driver, vaak de communicatie- en marketingafdeling, de spil functie te geven. De functionele en communicatieve eisen kunnen het beste vertaald worden door medewerkers van deze afdelingen. Het draagvlak wordt hierdoor enorm vergroot, want zij zijn tenslotte degenen die er mee gaan werken. Verder dien je een projectteam samen te stellen voor de implementatie en nazorg fase. ICT heeft naar mijn mening een ondersteunende rol en ziet toe op de architectuur, security, gebruik van de ontwikkeltechniek en hoe deze aansluit op de ICT organisatie. Het is bekend fenomeen om te kiezen voor het mooiste technische pakket waar in de praktijk moeilijk mee te werken is door de redactie. Dit wil je voorkomen. De rollen voor het projectteam die wij veelal herkennen zijn:

  • Projectleider
  • Marketing- en communicatiemanager
  • ICT manager

Tijdens de implementatiefase is het verstandig een projectleider van de implementatiepartij te betrekken in het projectteam. Deze levert vaak additionele informatie aan over de inrichting van het ICT vraagstuk en geeft aan wat een optimale inrichting is op basis van het programma van eisen. Vanzelfsprekend is het dan ook aan de implementatiepartner en de verantwoordelijke projectleider om te oordelen. Een kennismakingsgesprek tussen verschillende projectleiders van de implementatiepartij zorgt dat je niet voor verrassingen komt te staan en de persoon past bij uw organisatie. Beslissingen nemen met meer dan zes mensen gaat ten koste van de efficiëntie. Maak werkgroepen indien meerdere mensen nodig zijn vanuit diverse afdelingen. Draagvlak voor iets nieuws en anders is veelal de sleutel tot succes.

Scenario

Hedendaagse gebruikwensen zijn legio. Content management leveranciers ontwikkelen onafhankelijk van elkaar en kiezen diverse invalshoeken voor de bouw en inrichting van hun CMS. Er zijn een aantal CMS platformen die een sterke positie hebben in de markt. Stel de vraag of deze past in jouw bedrijf. Door scenario’s te schetsen kun je valkuilen voorkomen.

  • Publiceren vanuit een Microsoft omgeving
  • Inline editing
  • Campagnesites lanceren
  • Personalisatie voor de juiste online ervaring
  • E-mailcampagnes opstellen
  • Integratie van nieuwe productsites of organisatie inzake het licentiemodel

Longlist naar een shortlist

Selecteer maximaal zes CMS systemen op basis van algemene, functionele en technische eisen. Stuur deze leveranciers een RFI (request for information) met hierin uw technische randvoorwaarden en scenario’s. Bezoek de sites en bekijk projecten. Hiermee krijg je zicht in welke sectoren zij actief zijn en welke ontwikkeltechniek is in een korte benchmark te realiseren is. De RFI is een welkome aanvulling die je kunt kwalificeren op selectiecriteria zoals de roadmap, omvang en continuïteit van de onderneming, wie de implementatie partij is. Kies voor een businesspartner met een bewezen trackrecord en als one-stop-shop kan fungeren. Dus van vormgeving en interactie tot bouw en beheer van het CMS. Belangrijk is dat de partij klantgericht werkt aan een passende CMS oplossing. Stel vervolgens een concept RFP op voor maximaal 4 leveranciers. Nodig deze partijen uit en bespreek de RFP. In deze fase wordt duidelijk of een partij meedenkt. Vraag in deze fase om een proeftuin en reserveer hiervoor budget. In het RFP wordt naast de projectaanpak ook de uitgebreide functionele wensen en -eisen geformuleerd.

Voorbeeld:

  • Het opvoeren van content
  • De snelheid van de oplossing
  • Het inzichtelijk maken van de workflow
  • Versiebeheer/ updates
  • Linkmanagement
  • Website performance
  • Archivering
  • Rollback
  • Installatie
  • Onderhoud
  • Statistieken
  • SEO integratie
  • Nieuwsbrieffunctionaliteit
  • Eenmalige licentiekosten
  • Hosting budget
  • Database ondersteuning

Na het wegen van de offertes maak je een keuze en start de onderhandeling. Betrek de leverancier of businesspartners nauw bij het selectieproces.

Daarover lees je meer in deel 2 over de keuze CMS