Gengu
Rivium Quadrant 1 Capelle aan den IJssel, ZH2909 LC
Telefoon: +31 - (0)10 433 88 00
Naar overzicht

Aan de slag met social intranet

18 augustus 2016 - Liesbeth Hoogerwerf

Overweeg je om over te gaan op een social intranet en weet je niet wat de juiste aanpak is en wat nodig is om dit te realiseren? Middels dit stappenplan wil ik je handvatten geven om aan de slag te gaan!

Aan de slag met Social Intranet, hoe doe je dat?

Wat doet social intranet? Social intranet belooft organisaties slagvaardiger en efficiënter te maken, door betere onderlinge samenwerking en kennisdeling. McKinsey Global Institute heeft onderzoek gedaan waar uit blijkt dat de productiviteit en interactie van medewerkers door social intranet kan toenemen met maar liefst 25%.

“Improved communication and collaboration through social technologies could raise the productivity of interaction workers by 20 to 25 percent.”

Bron:International Data Corporation (IDC); McKinsey Global Institute analysis


Stap 1: Stel een team samen

Ieder social intranet project heeft een goede opdrachtgever nodig. Een social intranet gaat over het bereiken van organisatiedoelen, andere manieren van werken en transparantie. Doelstellingen moeten op tafel komen te liggen en belangrijke keuzes dienen gemaakt te worden. Een goede opdrachtgever kan hierin veel betekenen.
Het realiseren van een social intranet vraagt om veel expertise en inbreng vanuit verschillende afdelingen. De afdelingen Communicatie, ICT en Informatievoorziening zijn vaak betrokken in een dergelijk traject. Dit kan aangevuld worden met de afdeling Marketing en HRM.


Stap 2: Bepaal je doelen

Het intranet vervult vaak een spilfunctie bij het uitwisselen van kennis en het weghalen van geografische barrières. Organisaties gebruiken social intranet voor het organiseren van processen, het betrekken van medewerkers, kennisdeling en samenwerking. Intranet draagt bij aan efficiënter werken en het bereiken van organisatiedoelen. Een social intranet is gericht op kennisdelen, samenwerken, zelfservice en informatievoorziening. Een succesvol intranet draagt bij aan de organisatiedoelen en organisatiedoelstellingen. Organisatiedoelen zijn dan ook het startpunt van een intranetproject. Door scherp te formuleren op welke onderwerpen of processen je kennis wilt delen en met wie je waaraan wilt samenwerken zijn deze doelen te realiseren.

Start met de vraag: “waarom een social intranet?”. Bevraag het management wat de ambities zijn en waar de pijn zit met betrekking tot kennisdelen en samenwerken. Voordat je daadwerkelijk aan de slag gaat is het belangrijk om te weten wat je daadwerkelijk wilt meten. Wanneer de organisatiedoelen inzichtelijk zijn, vertaal je deze doelen naar meetbare indicatoren. Dit noemen we KPI’s oftewel Key Performance Indicators

Voorbeelden van Social Intranet KPI’s:

  • Aantal ingelogde gebruikers
  • Aantal gebruikers met een compleet profielen
  • Aantal bezoeken per device
  • Aantal updates op het intranet
  • Gemiddelde bezoekduur
  • Internetsnelheid

Stap3: Analyseer gebruikers

Het nieuwe intranet moet gebruiksvriendelijk zijn. Klinkt goed! Net als bij het ontwerpen van een website, zijn persona’s en het werken met scenario’s twee manieren om hier vorm aan te geven. Het gebruik van persona’s en scenario’s kan je niet alleen helpen bij het bepalen van gebruikersvoorkeuren en informatiebehoefte. Het maakt ook inzichtelijk hoe het nieuwe intranet past in het dagelijks werk van medewerkers. Aan de hand van persona’s krijg je inzicht in de gebruikers.

  • Zijn ze gezien de aard van het werk überhaupt in staat om het intranet overdag te raadplegen?
  • Werken ze op kantoor, in de fabriek of zijn ze altijd onderweg?
  • Gebruiken ze pc’s, laptops of mobiele apparaten?

Stap 4: bepaal aan welke wensen en eisen het platform moet voldoen

Breng de techniek in kaart. Je wilt namelijk weten welke koppelingen nodig zijn met achterliggende bedrijfssoftware. Welke bedrijfsinformatie moet beschikbaar zijn voor welke gebruikersrol? Kies voor zowel het sociaal intranet, de koppelingen en de inzet van andere bedrijfssoftware voor een standaard oplossing. Daarmee worden risico’s beperkt, de doorlooptijd verkort en blijven de kosten laag. Ook op deze manier wordt de complexiteit van de implementatie relatief laag gehouden.


Stap 5: Doe een 0-meting

Met de opgestelde indicatoren is het mogelijk een 0-meting uit te voeren. Met de verzamelde informatie kun je grafieken opstellen die inzicht geven in het gebruik van het huidige platform. Het helpt om draagvalk te creëren in de organisatie en de voordelen van social intranet concreet te maken.


Stap 6: Kies voor leverancier/software

Nodig leveranciers uit om te onderzoeken op welke manier zij de organisatie kunnen helpen. Concentreer daarbij in dit stadium niet ‘op de techniek’ maar leg de visie voor aan de leveranciers en vraag op welke manier social intranet de doelstellingen kan ondersteunen. Vraag demo’s aan en bespreek dit binnen het team. Vlieg het praktisch aan en maak een Proof-of-Concept.


Stap 7: Richt Analyse tools in

Nu kun je aan de slag met het inrichten van analyse tools. Het installeren van Google Analytics helpt om de algemene KPI’s te meten. Voor het analyseren van organisatie specifieke KPI’s kun je geruik maken van analyse tools en deze analyses met regelmaat uitvoeren.


Stap 8: Analyseer

Zodra je data verzameld hebt kun je deze data periodiek gaan analyseren. Door de data zo eenvoudig en concreet mogelijk te presenteren, krijg je een eerlijk beeld van de situatie en kun je hier concrete acties aan koppelen.


Stap 9: Optimaliseer

Door regelmatig je KPI’s te meten en te analyseren kun concrete acties bepalen en uitvoeren die helpen het bijvoorbeeld het rendement te verhogen. Op basis van uitkomsten kun je bijvoorbeeld ook beslissen of je het social intranet platform anders wilt beheren.

Eindelijk is het dan zo ver. Je gaat aan de slag met het inrichten van een social intranet. Je hebt de doelen bepaald, je hebt de doelgroepen in kaart gebracht, de leverancier/software is gekozen en het projectteam is samengesteld. Tijd voor actie dus!  En nu? Hoe ga je verder? En vooral: waar moet je beginnen? Daarover in een volgend blog meer!


Bronnen:

Intranetizen
Mckinsey